La Fase di Preparazione si è articolata in 3 MESI dall’11 FEBBRAIO all’11 MAGGIO 2010. In tale fase sono state avviate le riunioni organizzative periodiche e la produzione e diffusione dei primi materiali comunicativi, informativi e promozionali utili a garantire partecipazione intorno al progetto e visibilità degli obiettivi dello stesso anche attraverso iniziative preparatorie di “warming up”, in particolare :

1) Riunioni periodiche e networking territoriale :  a partire da Febbraio 2010 sono state attivate con frequenza periodica settimanale attività di riunione rivolte a giovani volontari del territorio e persone della comunità locale interessate a dare un apporto attivo al progetto. Le riunioni sono state promosse attraverso : flyers e locandine, sito web e canale di social network dell’associazione, comunicati stampa ed articoli sui giornali locali.

2) Realizzazione degli strumenti e materiali comunicativi e promozionali necessari : da subito insieme alle riunioni è stata lanciata una mailing list utile a raccordare i volontari e partecipanti al progetto ed aggiornati in tal senso il sito web e i l canale di social network dell’associazione. Il progetto si è da subito dotato di materiali informativi di invito alla partecipazione, manifesti e flyers che sono stati diffusi sul territorio, e canali di contatto con i media locali, in particolar modo attraverso articoli e comunicati stampa che hanno reso visibile il progetto ed in particolare l’invito a partecipare alle riunioni periodiche e alle prime iniziative pubbliche di “warming up” ed in generale il senso e gli obiettivit del progetto. Dal mese di Aprile è stato realizzato e pubblicato il sito-blog del progetto.

3) Realizzazione distribuzione di materiali informativi e di approfondimento : nella fase di preparazione sono stati attivati momenti di approfondimento e confronto in merito a diverse possibilità di realizzazione di materiali informativi nella forma del “free press” e allacciati i contatti utili alla realizzazione degli stessi in vista delle date individuate come utili per questa azione ovvero : il 28 giugno 2010 e poi il 9 novembre  2010 e il 21 marzo 2011. Proprio in merito alla giornata del 21 marzo è stata anticipata una riflessione sin dalla fase di preparazione con la indizione di una prima iniziativa di “warming up” proprio il 21 marzo 2010, occasione per comunicare sul territorio e sui media locali il senso del 21 marzo  (Giornata dichiarata dall’Onu “International Day for the Elimination of Racial Discrimination” / Giornata internazionale contro le discriminazioni razziali) e l’invito a partecipare ad una giornata articolata attraverso la proiezione di un film rumeno “Francesca”, aperitivo rumeno, videochat con autori africani, materiali informativi sul 21 marzo e di contrasto a razzismo e xenofobia.

4) Ricerca di relazioni con enti, istituzioni ed associazioni : in tale fase sono stati avviati i rapporti con associazioni al fine del coinvolgimento attraverso partenrship e con istituzioni scolastiche, enti territoriali, comuni al fine del coinvolgimento nella fase operativa del progetto in termini di messa a disposizione di spazi, strumenti di visivilità, patrocini, partecipazione e promozione agli eventi ed alle iniziative. In particolare sono stati allacciati rapporti con scuole primarie e medie inferiori al fine di raccordarsi con i docenti in merito all’inserimento nel POF delle attività previste per le scuole : i concorsi di disegni e storie che verranno realizzati nella fase operativa, da Settembre a Dicembre 2010. Attraverso la relazione con i Centri di Servizio per il volontariato è stato comunicato il progetto a tutte le associazioni della zona ed inserite le attività rivolte a scuole primarie e medie inferiori nel libro sull’offerta formativa per scuole realizzato dai centri di servizi e che verrà distribuito nelle scuole dal mese di Settembre 2010. Sono stati allacciati rapporti con scuole superiori al fine della promozione presso gli istituti scolastici del progetto tutto ed in particolar modo delle azioni in generale rivolte ai giovani dai 16 anni in su : invito a diventare volontari del progetto, laboratori ed eventi hip hop, concorso del logo, concorso video. Sono stati allacciati rapporti con i comuni, ed anzitutto con il Comune di Zagarolo in particolar modo al fine di realizzare l’evento antirazzista previsto dal progetto in occasione della “notte bianca” in fase di preparazione per il prossimo 10 Luglio 2010. Sono stati allacciati rapporti di partnership con associazioni della zona e non solo. E’ stata perfezionata la partnreship con l’associazione “Esterni” attraverso la collaborazione ufficiale con il festival realizzato dall’associazione “Milano Film Festival” utile a rendere possibile il premio in palio con il concorso video. E’ stata realizzata la partmership con l’associazione culturale “Nel Nome del Rock” di Palestrina al fine di rendere possibile la presenza del progetto e le attività di laboratori hip hop nel corso del “Festival Nel Nome del Rock” dall’1 al 4 Luglio 2010. E’ stata realizzata la partnership con l’associazione “Spazi Concettuali” al fine rendere visibile il progetto ed in particolar modo il concorso per il cortometraggio rivolto ai giovani del territorio. E’ stata realizzata la partnership con l’associazione Margine Operativo, al fine di preparare la realizzazione dle workshop di video spot che si terrà nel mese di Ottobre 2010. Infine attraverso la collaborazione con Centro Culturale Laghetto ed Unione Giovani Indipendenti e Spazio Zip sono stati diffusi materiali informativi del progetto anche nei territori di Colleferro, Montecompatri e Frascati. Attraverso la collaborazione con il Centro per i Servizi al volontariato sono stati diffusi materiali anche nei territori di Ariccia e Rocca Priora. Inoltre volontari dell’associazione hanno diffuso materiali anche nei comuni di  Artena,Valmontone, Cave, Palestrina e Zagarolo dove anche sono stati realizzati volantinaggi presso le scuole e la stazione ferroviaria.

5) Costituzione di un comitato di valutazione : le partnership e le collaborazioni con le associazioni e gli enti sono elemento costituente per un comitato di valutazione . Tale comitato avrà funzione di valutare il più meritevole nei contest previsti delle singole azioni e quindi sarà attivato nella fase finale dei concorsi grafico e video del progetto. A tale comitato verrà invitato alla presidenza, come membro permanente l’Assessora alle Politiche Giovanili e/o in sua sostituzione un delegato nominato dall’assessorato.

6) Realizzazione e distribuzione diffusa di gadjets : i volontari del progetto hanno allacciato rapporti utile a realizzare i gadjets previsti dal progetto e che verranno realizzati e diffusi a partire dal termine del concorso grafico per il logo.

7) Strumenti utili alla valutazione e autovalutazione : i volontari del progetto hanno iniziato a preparare questionari di valutazione che verranno distribuiti nel corso della fase operativa del progetto.

In particolare a livello di timetable questi 3 mesi sono stati così articolati :

° da Febbraio, incontri periodici utili a costruire un gruppo di volontari intorno al progetto, realizzazione e diffusione di materiali promozionali ;

° Marzo, realizzazione pre-logo (il logo da usare prima della individuazione del logo ufficiale tramite il modulo “Logo Graphic Contest”), realizzazione e diffusione dei materiali informativi del progetto e realizzazione e pubblicazione delle informazioi principali del progetto sui canali comunicativi, sito web e canale di sociale network

° 21 Marzo a Wiki hostel di Zagarolo, sede operativa della associazione NoBorder prima iniziativa di Warming Up in occasione della “giornata mondiale contro le discriminazioni razziali” : proiezione del film rumeno “Francesca”, video-incontro (live-skype-videochat) con autori africani, aperitivo rumeno, distribuzione materiali informativi progetto e materiali europei contro il razzismo e sulla giornata del 21 Marzo ;

° Aprile, costruzione di una rete di relazioni intorno al progetto tutto e alle singole attività previste, in particolare : gruppi e associazioni locali (Casa del Volontariato/Cesv di Ariccia e RoccaPriora, UGI Colleferro, Mente Locale Palestrina, Centro Culturale Laghetto-Montecompatri), festival musicali (Nel Nome del Rock, Notte Bianca di Zagarolo), film festival indipendenti e crew di video-attivisti (Milano film festival, Spazi Concettuali, Associazione Margine Operativo), associazioni e gruppi attivi nell’antirazzismo (Associazione Sprit Romanesc, Circolo culturale Mario Mieli, Comitato per non dimenitcare Abba, Rete G2, Collettivo di Mediazione Culturale) e nell’hip hop contro il razzismo e la xenophobia (progetto NoMama project, progetto Yo Migro).

° Maggio, volantinaggi del progetto presso le scuole del territorio; preparazione prime attività della fase operativa e rispettivi materiali informativi necessari (logo graphic contest; short movies award; laboratori e concerto-evento hip hop; iniziative di sensibilizzazione contro omofobia e transfobia in occasione del 28 Giugno “giornata mondiale dell’orgoglio GLBT”) ; incontri diretti con docenti delle scuole del territorio al fine dell’inserimento dei moduli di attività previsti per le scuole e che saranno attivati da Settembre nel POF/Piano dell’Offerta Formativa ; inserimento dell’offerta formativa dei moduli del progetto rivolti alle scuole nel libro-progetto realizzato dal Cesv e in diffusione presso tutte le scuole della Provincia di Roma dal mese di Settembre.